优质的专利管理系统/知识产权管理系统，至少要满足下面这几点要求！

到底什么样的知识产权管理系统更适合代理机构？

在正式回答这个问题前，我们不妨总结一下，代理机构考虑使用管理系统的因素有哪些？

市场端缺少精准客户，想拓客

案件量大，流程繁琐效率低

流程管理不够精细，隐患多

大客户要求繁杂，易出错

已有系统不好用、速度慢，服务差

内外部人员无法协同工作，沟通成本高

机构整体业务优化，缺少突破口

...

从上述罗列的一些经营管理难题，我们发现适合代理机构的管理系统，其实要从应用场景出发，能高效解决各类应用场景难题的知产管理系统，才算得上好系统！

市面上知产管理系统众多，该如何选择？ 综合了多家优质的知产管理系统， 总结了以下六点可供大家参考：

1. 管理的业务是否全面且互通？

系统管理的业务是给与代理机构的最基本价值体现。一般来讲，系统需要覆盖代理机构日常的管理业务：专利管理、商标管理、版权管理等事项的全流程管理，且不同模块之间实现信息互通。

如果代理机构有销售团队、需要通过系统获得精准客户线索，就需要系统能够具备线上拓客，管理客户等功能，达到市场管理和知产管理相结合的模式。

如果代理机构兼顾有企业服务类业务，进行科技类项目管理的需求，则需要系统达到科技项目管理和知产管理相结合的模式，或者“市场管理+知产管理+项目管理”这种更全面的模式。

贝思兰德业财一体管理示意图

2. 系统管理的方式是否非常高效智能？

系统是如果支持代理机构的大多数管理事项智能化操作，可以帮助代理机构节省很多时间，大幅提高效率，降低成本。

常见的应用场景：

客户直接在线委托案件给指定的代理师；

代理师在线发稿件给主管审核、发客户看稿；

支持XML预审智能转档，公式、表格高质无忧；

通过系统可直接递交案件至官方客户端；

官文可以自动导入，自动转发给客户；

预审和优审期限能自动配置，智能提醒；

年费监控同步官方(非本所代理只需提供申请号)，再无错漏；

管理人员通过案件量、案件周期、案件结构、人员案件完成量、业务、财务等数据报表，进行分析和决策。

3.人员方面：是否支持机构内、外人员的全线上协作？

一方面：代理机构的销售、代理师、流程、财务等人员通过系统线上协同作业，而且，各人员权责清晰，只能访问其职责范围内的信息。

有分所的代理机构，系统要实现总所能对分所的清晰化管理。例如：总所管控分所申请量、非正常量、代理人代理量；不限分所设置数量，不限账号设置数量；分所之间案件、客户权限相互隔离。

另一方面，代理机构可自主给客户开设账号，客户可线上委托案件，支持客户查看流程进度，上传、下载文件、核对账单等。

4. 系统要保障长期稳定运行

要考察系统服务商的软/硬件实力，支持系统的资源配置要足够强大，而且，系统要具备高安全性保障，是在数据隐私，系统环境，访问传输，权限控制等方面能否提供超高安全保障。

5.系统是否支持用户的多元化需求？

代理机构的用户需求具有多样化，这就要求系统能够具备扩展性，可定制，主要体现在这几个方面：

系统可以按照组织架构 、工作流程、业务规则、权限体系、事项规则进行自定义配置；

支持与CRM、财务、法务、 内部OA、HR、ERP等系统的接口对接；

支持中/英/日等多国语言；

支持SaaS云端部署和私有云本地化部署，用户可自主选择。

6.收费是否人性化，高性价比？

目前存在多样化的收费标准：有按照功能模块的，有按照用户数量的，又按照管理的案件量的，还有根据使用时间长短的等等。综合以上多种收费标准，对于用户来说，有多少案件使用系统，付多少费用，是比较合理的一种模式。

同时，代理机构需要格外注意，系统后续升级，功能扩展，会不会额外收费，对整体费用要有清晰认知。

另外，系统服务商提供的增值服务也需要作为评判的标准，例如：机构在引进系统时，大量的数据的导入，是否有专业人员协助；日常管理中，是否有专门团队及时指导等。

以上几点，可作为代理机构选择知识产权管理系统的参考标准，系统好不好用，用了才知道，建议广大代理机构实际使用一段时间，再做选择